In deze ordner bergt U de ontvangen bankafschriften op, uiteraard op datum volgorde, met daarbij de factuur die U betaald heeft, de kassabon van Uw betaling per pinpas, een kopie van een factuur waarop U een betaling van Uw klant heeft ontvangen en voorts zo verder dat voor iedere mutatie die op Uw bankrekening heeft plaatsgevonden een bijlage bij het bankafschrift komt.

In deze ordner komen kopieën van Uw facturen op nummerieke volgorde.

In deze ordner bergt U gesorteerd op leverancier en vervolgens op datum de door U gedane bestellingen op en daarbij gevoegd telkens de afleveringsbonnen, vrachtbrief,brieven over manco’s of foutieve leveringen en andere correspondentie op. Hierdoor kunt U snel terugzoeken wat er met een levering was en of de ontvangen factuur klopt met datgene wat U besteld heeft en geleverd heeft gekregen.

Het is verstandig om een afzonderlijke ordner aan te leggen en hierin per leverancier of ander bedrijf de overeenkomsten of andere afspraken en contracten op te bergen. Dit vergemakkelijkt het opzoeken van zaken aanzienlijk. Het opbergen van deze stukken tussen Uw facturen of kasadministratie levert U veel zoekwerk op als U naar een hele tijd moet nakijken wat ook al weer afspraken waren die U gemaakt had.

Komt het regelmatig voor dat U aan Uw afnemers eerst een offerte aanbiedt vooraleer U een werkelijke opdracht krijgt, berg deze dan in een afzonderlijke ordner op, zodat U bij navraag door een aspirant cliënt snel de offerte kunt terugvinden. Berg bij de offerte altijd Uw kladaantekeningen en berekeningen op, zodat U snel inzicht heeft hoe U tot de berekening van Uw offerte bent gekomen.

Indien U personeel in dienst heeft leg dan een ordner aan waarin U de basisgegevens van Uw personeelsleden bij elkaar heeft. Als basis dienen hierin altijd aanwezig te zijn:

• Sollicitatieformulier
• Arbeidsovereenkomst
• Loonbelasting verklaring
• Kopie aanmelding bedrijfsvereniging
• Kopie aanmelding ziekenfonds
• Kopie paspoort/identiteitskaart en zo nodig verblijfsvergunning
• Kopie aanmelding Arbo-dienst

Verder kunnen hier ook nadere afspraken bijgevoegd worden en verslagen van beoordeling of functioneringsgesprekken.

Heeft U personeel in dienst leg dan per personeelslid een kaart aan waarop U bijhoudt op welke dagen het betreffende personeelslid verlofdagen, ADV dagen etc opneemt en ook op welke dagen het personeelslid door ziekte niet aanwezig is geweest. Allereerst is dit noodzakelijk om een juiste salarisstrook te kunnen maken maar het geeft ook voor U zelf een duidelijk beeld over het verzuim van Uw personeelsleden.

Werkt Uzelf of Uw personeelsleden bij Uw afnemers ter plekke, hou dan ook een urenregistratie bij. Hierdoor krijgt U een goed inzicht hoelang U of Uw personeelsleden met een opdracht zijn bezig geweest en of dit in overeenstemming is met de tijd die U ervoor had ingeschat vooraf. Blijkt in de praktijk dat deze tijden nogal afwijken van Uw calculatie vooraf, dan is het verstandig om voor de toekomst Uw calculaties hierop aan te passen.

Ook al werkt U niet op vooraf geplande uren, dan nog is het heel verstandig om een agenda bij te houden op welke tijdstippen U waar geweest bent en waarvoor. Van de ene kant vergemakkelijkt dat het nazoeken voor Uzelf, maar ook bij controle van gereden km met Uw auto en de tijd die U spendeert voor Uw bedrijf is een agenda een heel belangrijk document